Рисунок 1. Когда нет порядка в учёте
Зачем нужен управленческий учёт?
Часто малые компании ведут параллельный учёт в экселе, гугл таблицах, используют отчёты с сайта. Тратят на этого много времени и ручного труда. Или используют различные сервисы для автоматизации отдельного бизнес-процесса (складского учёта или согласования оплат и учёта ДДС). У таких компаний, как правило, есть бухгалтер на аутсорсе или на неполную ставку. Иногда даже это бывает знакомый бухгалтер или родственник.
Не все четко понимают разницу управленческого учёта от бухгалтерского учёта. И в качестве возражения при переговорах о внедрении программы управленческого учёта обычно говорят, что им это не нужно. У них уже есть бухгалтер и/или у них ИП 6% и они сдают отчетность через сервисы онлайн-отчётности у банков.
Рисунок 2. Сравнение бухгалтерского и управленческого учёта
Какие частые проблемы возникают в компании при отсутствии управленческого учёта?:
1.) Кассовые разрывы.
Рисунок 3. Кассовый разрыв
Когда бухгалтер говорит руководителю, что компания работает в прибыль, однако в кассе и на счетах нет денег. Из-за чего возникают проблемы и конфликты с поставщиками и сотрудниками, страдает репутация компании.
Такое бывает в проектных компаниях, когда клиент долго не оплачивает услуги по подписанным актам. В интернет-магазинах, когда отгрузили много товара без предоплаты по всей стране, а оплата приходит только после получения товара клиентами. В оптовых компаниях, когда товар отдали с отсрочкой платежа и клиенты тянут с оплатой дебиторки.2.) Работа в убыток в период бурного роста.
Рисунок 4. Проблемы быстрого роста
Это более страшный и неприятный случай, когда у компании есть деньги на счетах, есть продажи, даже растущие. Но она работает в убыток. Такое может произойти, когда у компании много товаров от поставщика поступает по постоплате и резко возрастают продажи. Создаётся иллюзия благополучия. В такие моменты собственник легко может отблагодарить себя за хорошую работу и взять больше положенного. Проблема может вскрыться в момент подведения годовой отчётности бухгалтером, но к тому моменту будет упущено время для исправления ситуации.
3.) Неэффективная работа.
Рисунок 5. Неэффективная работа
Отсутствие аналитики по отдельным продуктам, направлениям бизнеса. Нередка ситуация когда в компании трудится большое количество сотрудников, и в компании большие продажи. Но собственник получает обобщённую информацию по организации. Он в курсе в целом о прибыли или убытках компании, но не имеет детального представления о доходах и расходах компании. В итоге может получиться так, что прибыль формируется за счёт одной группы товаров или торговой точки. А остальные работают в убыток или в ноль. За счёт чего раздувается штат в компании и она становится трудноуправляемой для руководителя. С помощью управленческих отчётов можно оперативно выявить продукты, торговые точки, которые неэффективны и на основе этого принять управленческие решения. Возможно нужно изменить цены, убрать товар из продажи, закрыть неэффективные каналы продаж или проекты. Возможно необходимо оптимизировать штат компании. Эти важные решения ради благополучия и всей компании и дальнейшего роста можно принять, если иметь доступ к актуальной оперативной информации.
Всё же многие понимают важность управленческого учёта и пробуют внедрить его у себя на предприятии. И сталкиваются с различными сложностями.
1.) Параллельный учёт в нескольких системах
Рисунок 6. Параллельный учёт
В одной системе ведётся управленческий учёт, тут же дублируется учёт в бухгалтерской программе или делаются сложные и нестабильные интеграции между учетными системами, которые необходимо постоянно дорабатывать. За счёт ведения учёта в нескольких системах возникает много ошибок и сильно раздувается штат бухгалтерии и увеличиватся издержки. Но даже такой вариант порой лучше и выгоднее для компании, чем отсутствие управленческого учёта.
2. ) Ограничения программного обеспечения
Рисунок 7. Невозможность дорабатывать программу
В целом предприниматель находит в целом удобную программу для ведения управленческого учёта, например разнообразные облачные варианты. Однако, когда ему необходимо доработать новый отчёт или учесть уникальный бизнес-процесс на его предприятии он сталкивается с тем, что доработать такой продукт нельзя под его нужны. Приходится параллельно вести отдельный учёт в Экселе или же другими способами.
3.) Недостаточная информированность о различных программах учёта
Для многих предпринимателей и руководителей продукт 1С ассоциируется в основном с бухгалтерской программой. Для многих является откровение, что существуют сотни различных программ на базе 1С для различных отраслей. Что помимо бухгалтерскоей программы у 1С есть полноценная ERP- система, есть многофункциональные CRM-системы. И что можно вести полноценный учёт для всего разнообразия бизнес процессов в одной программе.Рисунок 8. Главная страница в 1С УНФ
Оптимальным вариантом для малого бизнеса является связка программы 1С Управление Нашей Фирмой (УНФ) и 1С Бухгалтерии. В самой программе 1С УНФ можно вести основные операции, вводить первичные документы. В оперативном режиме видеть три основных управленческих отчёта: Отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и управленческий баланс. Можно добавить различные разрезы учета, такие как учёт по проектам, опту/рознице, направлениям деятельности и анализировать все финансовые показатели в оперативном режиме. Рассматривать аналитику в разрезе сотрудников и их эффективности и рассчитывать зарплату сотрудников в зависимости от их показателей. Ввести планы продаж для менеджеров по продажам по различным товарам. Вести бюджеты доходов и расходов. Всё это синхронизируется с 1С Бухгалтерией, где бухгалтер считает налоги и составляет регламентированную отчётность. Также в программе удобная CRM система, куда можно привязать телефонию, электронную почту, мессенджеры и работать в единой программе без сложных интеграций с другими CRM-системами и потере лидов.
• Оценку текущей системы учёта и рекомендации по её улучшению.
• Обзор доступных инструментов и программ, которые могут эффективно автоматизировать ваши бизнес-процессы.
• Персонализированный план внедрения управленческого учёта с учётом специфики вашего бизнеса.
Вместе мы найдём оптимальные решения, которые помогут вам повысить эффективность работы вашей компании.
