Учет сотрудников в «1С:УНФ»: базовые возможности для малого бизнеса
Программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» создан для небольшого бизнеса. Преимущества — широкие функциональные возможности, помогающие решать ежедневные задачи компании. Интуитивно понятный интерфейс упрощает работу сотрудников.
Первоначальные настройки в системе «1С:Управление наше фирмой»
Конфигурация программного продукта позволяет вести кадровой учет и расчет оплаты труда. По умолчанию функции отключены, поэтому следует провести общие настройки в программе. В главном меню находим раздел «Настройки» и выбираем вкладку «Еще больше возможностей: настройка программы». Находим в списке подразделов «Персонал». Для активирования функции ставим флажок «Управление персоналом, начисление зарплаты».
В программе легко активировать дополнительный функционал:
- «Штатное расписание» — инструмент для отслеживания количества штатных единиц при создании приказов о приеме, перемещении работников.
- «Совместительство» — опция для оформления соглашений с сотрудником, который совмещает несколько должностей.
- «НДФЛ и взносы» — функция помогает учитывать налоги при расчёте заработной платы работников предприятия. Суммы налогов и взносов придётся вводить вручную, потому что в «1С:Управление нашей фирмой» не выполняется автоматический расчет.
Кадровый учет позволяет создать штатное расписание предприятия и вести прием на работу согласно законодательству. Активизированная функция при попытке оформления приказа система автоматически проверит наличие свободной штатной единицы. Если такой единицы нет, программа выдаст ошибку о невозможности провести приказ. В этом случае необходимо временно отключить ведение «Штатного расписания» в 1С, либо добавить новую единицу. Это позволит продолжить процесс оформления будущего работника.
При добавлении информации в штатное расписание указывается должность, подразделение и дата. Такой подход помогает избежать ошибок, правильно распределить ресурсы компании.
Как принять нового человека и оформить в «1С:УНФ»
В программе предусмотрен функционал кадровый учет персонала. Чтобы принять человека на работу, необходимо в программе провести ряд итераций. Открыть в главном меню «Персонал», выбрать раздел «Кадровый учет» и перейти в подраздел «Прием на работу».
Для оформления человека в компанию, открывается журнал документов «Приемы на работу сотрудников. Нужно создать приказ о приеме нового работника, нажав клавишу «Создать».
Открывается форма «Прием на работу», которую необходимо заполнить. Нажать клавишу «Добавить», после чего появляется строчка для заполнения. Нужно ввести фамилию, имя и отчество нового работника. Данные можно выбрать из списка, если информация о человеке была заранее заполнена в справочнике «Сотрудники». Другой вариант, справочник «Сотрудники» заполнить из формы «Прием на работу».
Необходимо ввести фамилию, имя, отчество работника и нажать «Создать». Открывается карточка «Сотрудник». При приеме на работу нового человека, заполняется форма. Необходимо ввести сведения о человеке: год рождения, пол и т.д. В справочник «Физические лица» данные записываются автоматически.
Записать и провести карточку. Вернуться в форму «Приказ приема на работу». Продолжить заполнение полей:
-
«Дата приема на работу»
-
«Подразделение»
-
«Должность»
-
«Ставка». Значение ставок не участвует в начислении заработной платы, а используется для анализа занятых позиций по штатному расписанию.
-
«График работы». Можно воспользоваться стандартным графиков работы или сделать свой.
Далее переходим во вкладку «Начисления и удержания». Нажать кнопку «Добавить» заполнить ячейки в строке. «Вид начисления» выбрать подходящий вариант из предлагаемого списка.
Аналогично заполняем оставшиеся вкладки. Нажимаем кнопки «Записать» и «Провести». После выполнения всех действий, следует распечатать форму «Приказа Т-1» о приеме нового сотрудника на работу.
Как оформить приказ в «1С:УНФ» о перемещение работника
Кроме оформления сотрудников на работу, в системе 1С предусмотрено ведение кадровых приказов о перемещении их внутри компании. Функция в программе обеспечивает гибкость в управлении персоналом и позволяет быстро реагировать на изменения в структуре предприятия. Распечатать форму «Приказ Т-5».
Для этого в главном меню выбираем раздел «Персонал», а затем — «Кадровый учет» и подраздел «Кадровое перемещение». Для оформления приказа открывается журнал документов «Кадровые перемещения сотрудников.
Нажать кнопку «Создать», открывается форма документа «Кадровое перемещение», который надо заполнить. Нажимаем «Добавить» и заполняем поля:
-
новое «Подразделение»;
-
«Должность» сотрудника, на которую переводят;
-
новая «Ставка»;
-
новый «График работы».
После заполнения формы необходимо сохранить и провести документ. Затем обязательно распечатать приказ о перемещении формы Т-5.
Как оформить приказ об увольнении сотрудников в «1С:Управление нашей фирмой»
При увольнении работника тоже оформляется соответствующий документ. В главном меню выбрать раздел «Персонал». Переходим во вкладку «Кадровый учет» и открываем журнал «Увольнения». Для создания нового приказа нажать клавишу «Создать».
Открывается новая форма «Увольнения» для заполнения. Необходимо указать причину увольнения.
После заполнения формы провести документ. После выполнения всех действий распечатать приказ формы Т-8.
Подведем итоги
Ведение кадрового учета сотрудников компании требует внимательности и знание закона. От правильности заполнения документов зависит не только внутренний учет, но и соблюдение трудового законодательства. Регулярное обновление информации о сотрудниках, их должностях и условиях труда помогает избежать недоразумений и конфликтов. Программа «1С:Управление нашей фирмой» способствует прозрачной и эффективной системы управления персоналом.
