Преимущество ордерного склада перед обычным в 1С Управление Торговлей
Грамотная организация логистики склада и бухгалтерский документооборот помогает повысить эффективность работы любой компании. На функционирование мест хранения продукции влияет особенности бизнеса. Программа 1С:Управления торговлей позволяет настроить учет первичных документов несколькими способами — ордерным и безордерным (обычным).
В чем особенности каждого метода?
В программе 1С:Управление торговлей можно настроить безордерный и ордерный приход или расход товара. В первом случае регистрация складского учета проводится на основании финансовых документов. Действия склада и бухгалтерии не согласованы. Бухгалтер может оприходовать первичные документы, а заведующий складскими помещениями даже не приступал к проверке и пересчету груза.
В отдельных компаниях процесс поступления и отгрузки партии груза расписан по времени, поэтому бизнес-процесс организовывается по второму варианту. Ордерный метод помогает четко разделить обязанности финансового отдела и мест хранения, грамотно управлять логистическими данными. Ордерный склад необходим для приемки или отгрузки продукции раньше или позже даты формирования бухгалтерских документов в 1С:Управление торговлей. Менеджер будет видеть всегда актуальную информацию по остаткам продукции.
В каких случаях используется ордерный склад?
Например, компания занимается реализацией кондитерской продукцией. Быстро разгрузить и проверить товар не получиться. Кладовщик должен проверить наличие каждого наименования и сверить с количеством. Сотрудник склада может выявить недостачу груза. Если оформлять только по финансовым документам, то фактическое количество продукции не будет соответствовать заявленному. Складской учет будет нарушен, а в 1С — неправильно отражаться остатки товара.
Оптимальный вариант документооборота — использование ордерной схемы. Преимущества ордерного склада:
· Движение продукции по факту и первичных документов происходит не одновременно.
· Действия работников склада не связаны с бухгалтерией.
· Разделение учета первичной документации на складскую (приходный или расходный ордер) и финансовую (поступления товаров, реализация товаров и услуг).
· Перемещение продукции по местам хранения можно отследить только по ордерам.
Поэтому крупные компании выбирают ордерный («двухфазный») метод документооборота
Как настроить работу с ордерным складом в 1С:УТ?
Для правильного бухгалтерского учета следует правильно выполнить настройку программы. Выбираем в главном меню «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка» и переходим в подменю «Склад». Для корректной работы следует выполнить следующие действия:
1. Активировать функцию «Ордерные склады».
2. Определить порядок формирования документов — ордерную схему. В нашем примере сначала создаем заказ, затем ордер, а накладную — в последнюю очередь.
3. Выбрать ответственное лицо. За формирование расходного ордера будет отвечать кладовщик.
4. Определить порядок формирования документа «Поступление товара».

После проведенных настроек переходим в раздел основного меню «НСИ и администрирование» и выбираем подменю «Склады и магазины».

Необходимо создать новый вид места хранения — ордерный склад. В форме «Склады и магазины» нажать кнопку «Создать» и выбрать «Оптовый склад». Можно изменить настройки уже созданного обычного склада.

После выбора открывается форма для создания объекта, в поле «Наименование» вводим «Ордерный склад».

Затем выбираем вкладку «Ордерная схема и структура». Чтобы получить корректный документооборот, следует активировать функции даты поступления и отгрузки. Необходимые настройки выполнены.

Последовательность создания документов в 1С:Управление торговлей
Следует обратить внимание на ордерную схему, которая помогает разделить операции по движению товаров. «Двухфазная» схема состоит из финансового и складского документооборота. Для правильного учета продукции на складе создают приходный и расходный ордера. Отследить финансовые расходы и прибыль можно по документам: поступление товаров и реализация товаров и услуг.
Рассмотрим последовательность документа оборота по ордерной схеме на примере документа «Заказ поставщику». Создаем заказ поставщику. В главном меню выбираем «Заказы» — «Заказы поставщикам».

В журнале заказов формируем новый документ.

В форме «Заказ поставщику» следует выбрать место хранения — «Ордерный склад».

Во вкладке «Товары» добавить продукцию, которую необходимо внести в 1С:Управление торговлей. Затем нажать кнопку «Провести и закрыть документ».

Заказ поставщику создан. Согласно схеме, которая была определена при первичных настройках, требуется создать приходный ордер. Возвращаемся в раздел «Склад и доставка» — «Приемка».

Открывается форма «Приемка товаров на склад», которую следует заполнить. Выбираем место хранения — ордерный склад. Состояние заявки — «Ожидается приемка».

Автоматически загружаются все заказы поставщикам со статусом «Ожидается поступление».

Для создания приходного ордера нажимаем кнопку «Создать ордер». Документ заполняется автоматически из документа «Заказ поставщику». Провести и закрыть документ.
Оформление документа приобретения
В журнале «Заказы поставщикам» создаем документ «Приобретение товаров и услуг».

Проверить поступление товаров на ордерный склад можно в отчете «Остатки и доступность товара»

Подведем итоги
Ордерный склад — это специальный вид места хранения продукции, в котором документооборот ведется другим способом, в отличие от обычного. Важно правильно провести настройки в программе 1С:Управление торговлей, это позволит:
· Работать с актуальными остатками в программе 1С:УТ.
· Вести оперативную приемку или отгрузку груза сразу несколькими сотрудниками.
· Разграничить ответственность сотрудников склада и финансового отдела.
· Приход — только по факту проверенную продукцию.
Настройки ордерного склада помогут улучшить работу любой компании, потому что программе будет отражаться только проверенная информация.